서울ㆍ경기

아파트 관리문서 100% 전자화, 문서생산‧결재‧공개 한번에 ‘S-apt 플랫폼’ ‘20.6 구축
수기결재‧종이문서 사용으로 인한 비효율 관리 개선, 투명한 정보공개로 입주민 알권리 강화

서울시가 관리비 부과서류, 각종 점검일지 같이 아파트에서 생산·관리되는 종이문서를 100% 전자화해 문서의 생산부터 결재, 보관, 입주민 공개까지 모든 단계가 한 번에 이뤄지는 아파트 전용 전자결재시스템 ‘S-apt 플랫폼’을 전국 최초로 구축한다.

내년 6월까지 시스템 구축을 완료하고, 하반기부터 서울시내 아파트 전체를 대상으로 보급·확대해 수기결재와 종이문서 사용으로 인한 비효율적 관리를 개선하고 투명한 정보공개를 통해 입주민의 알권리를 강화한다는 목표다.

서울시는 올초 「서울특별시 공동주택관리규약준칙」을 개정해 ‘21년부터 아파트의 전자결재시스템 사용 및 공개를 의무화한데 이어, 관련 시스템 구축·보급으로 투명한 스마트 아파트 만들기에 속도를 낸다는 계획이다. 앞서 시는 지난 2년간 10개 아파트 단지(‘17년 2개, ‘18년 8개)를 선정해 ‘전자결재시스템’을 시범운영하고, ‘18년엔 공동주택 관리의 투명한 정보공개 추진기반 마련을 위한 정보전략계획(ISP)을 수립했다.

‘S-apt 플랫폼’은 아파트 관리 모든 종류의 문서를 전자화해 결재하는 아파트 전용 ‘전자결재시스템’과 이 시스템을 기반으로 생산된 전자문서를 공개하는 ‘전자문서 공개시스템’으로 이뤄진다. 아파트 관리사무소에서 그동안 일일이 수기로 생산해오던 종이문서를 ‘전자결재시스템’을 통해 전자화하면, ‘전자문서 공개시스템’과 연계돼 이 전자문서가 공개되는 방식이다.

▲전자결재시스템 : 아파트 관리사무소에서 그동안 일일이 수기로 생산해오던 관리비 부과서류, 공사·용역 관련 서류, 각종 점검일지 등 모든 종류의 생산문서를 전자결재 함으로써 문서의 생산부터 보관까지 모든 단계를 ‘전자문서화’ 하는 시스템이다.

▲전자문서 공개시스템 : 전자결제시스템을 기반으로 생산된 전자문서를 홈페이지를 통해 공개하는 시스템이다.

서울시는 이 플랫폼이 구축되면 그동안 꾸준히 제기되던 종이문서 업무관리로 인한 정보 안전성(문서분실, 위조, 훼손 등)과 문서 찾기의 어려움 등이 해소되고 방대한 종이문서 보관 및 관리비용의 절감, 관리위탁업체 및 직원의 잦은 변경에 따른 체계적 인수인계 어려움, 비정기적 공개정보 제공 등으로 인한 비리, 오해 등의 위험이 한 번에 해결될 수 있을 것으로 기대하고 있다.

강신구 기자